Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Valmun rekisterinpitäjänä toimii Valmu-palvelun ylläpitäjä. Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä Valmun yhteydenottolomakkeella tai sähköpostitse osoitteeseen:

[email protected]

2. Mitä Valmu on?

Valmu on valmentajan ja asiakkaan yhteinen työtila. Palvelussa voidaan suunnitella valmennusohjelmia, näyttää asiakkaalle tulevia treenejä, kirjata toteutuneita harjoituksia ja välittää palautetta valmentajan ja asiakkaan välillä.

3. Rekisterinpitäjän ja käsittelijän roolit

Valmu käsittelee henkilötietoja kahdessa eri roolissa. Valmun verkkosivuston yhteydenottojen, palvelun ylläpidon, asiakassuhteen, laskutuksen ja oman viestinnän osalta Valmu toimii rekisterinpitäjänä.

Kun valmentaja käyttää Valmua omien asiakkaidensa valmennukseen, valmentaja voi toimia omien asiakkaidensa valmennussisällön rekisterinpitäjänä ja Valmu henkilötietojen käsittelijänä. Tällöin valmentaja määrittää, mitä asiakastietoja palveluun tallennetaan ja mihin valmennustarkoituksiin niitä käytetään.

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme vain palvelun käytön ja yhteydenpidon kannalta tarpeellisia tietoja.

Verkkosivusto ja yhteydenottolomake

• nimi
• sähköpostiosoite
• mahdollinen yritys-, valmennus- tai roolitieto
• yhteydenottoviestin sisältö
• tekniset tiedot, joita tarvitaan lomakkeen toimittamiseen ja palvelun turvalliseen käyttöön

Valmu-palvelun käyttäjät

• käyttäjän nimi, sähköpostiosoite ja rooli palvelussa
• valmentajan ja asiakkaan välinen asiakassuhde palvelussa
• valmennusohjelmat, jaksot, viikkosuunnitelmat, treenit, liikkeet ja sarjamerkinnät
• treenikirjaukset, painot, toistot, RIR-arvot, kommentit ja palaute
• ilmoitus- ja viestiasetukset
• palvelun käyttöön, tietoturvaan ja virhetilanteiden selvittämiseen liittyvät tekniset lokitiedot
• asiakas- ja laskutustiedot, jos käyttäjä tai valmentaja on maksava asiakas

Mahdolliset hyvinvointiin liittyvät tiedot

Valmu voi sisältää valmennuksen kannalta merkityksellisiä merkintöjä, kuten treenien toteumia, kuormitustietoja, kommentteja, poissaoloja tai muita käyttäjän itse syöttämiä tietoja. Käyttäjän ei tule tallentaa palveluun tarpeettomia terveystietoja tai muita arkaluonteisia henkilötietoja. Jos käyttäjä tai valmentaja lisää palveluun terveydentilaan viittaavia tietoja, niitä käsitellään vain palvelun tarjoamiseen ja valmennussuhteen hoitamiseen tarvittavassa laajuudessa.

5. Mihin tarkoituksiin tietoja käytetään?

• yhteydenottoihin vastaamiseen
• Valmu-palvelun tarjoamiseen ja käyttäjien tunnistamiseen
• valmennusohjelmien, treenikirjausten ja palautteen näyttämiseen oikeille käyttäjille
• asiakassuhteen, käyttöönoton ja tuen hoitamiseen
• palvelun tietoturvan, luotettavuuden ja virhetilanteiden selvittämiseen
• laskutukseen ja sopimussuhteen hallintaan
• palvelun kehittämiseen käyttäjäpalautteen ja käyttökokemuksen perusteella

6. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteen mukaan sopimukseen, sopimusta edeltäviin toimiin, oikeutettuun etuun, lakisääteiseen velvoitteeseen tai käyttäjän suostumukseen.

• Yhteydenottolomakkeen tiedot käsitellään, jotta voimme vastata yhteydenottoon ja hoitaa mahdollista asiakassuhdetta.
• Palvelun käyttäjätietoja käsitellään Valmu-palvelun tarjoamiseksi ja sopimuksen täyttämiseksi.
• Teknisiä tietoja ja lokitietoja käsitellään palvelun tietoturvan, väärinkäytösten ehkäisyn ja virhetilanteiden selvittämisen perusteella.
• Laskutus- ja kirjanpitotietoja käsitellään sopimuksen ja lakisääteisten velvoitteiden perusteella.
• Mahdollinen markkinointiviestintä perustuu tilanteesta riippuen suostumukseen tai oikeutettuun etuun, ja vastaanottaja voi kieltää markkinoinnin milloin tahansa.

7. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan pääasiassa käyttäjältä itseltään, valmentajalta, joka kutsuu asiakkaan palveluun, sekä palvelun käytöstä syntyvistä teknisistä tapahtumista. Asiakkaan valmennussisältö voi olla valmentajan lisäämää tai asiakkaan itse kirjaamaa.

8. Kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille. Tietoja voidaan käsitellä luotettujen palveluntarjoajien avulla, jotta Valmu voidaan tarjota turvallisesti ja luotettavasti.

Valmun käyttämiä palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi:

• pilvipalvelu ja tietokantapalvelu käyttäjähallintaa ja palvelun dataa varten
• verkkosivuston, nimipalvelun ja tietoturvan palveluntarjoaja
• sähköpostipalvelu yhteydenottolomakkeen ja palveluviestien toimittamiseen
• maksu-, laskutus- tai kirjanpitopalvelu, jos niitä käytetään asiakassuhteen hoitamiseen

Palveluntarjoajat saavat käsitellä henkilötietoja vain Valmun lukuun ja sovittuihin tarkoituksiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.

9. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Valmu pyrkii käyttämään palveluita, joissa tietoja käsitellään ensisijaisesti EU:n tai ETA:n alueella. Osa palveluntarjoajista voi kuitenkin käsitellä tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi palvelun ylläpidon, tietoturvan tai sähköpostin toimittamisen yhteydessä. Tällöin siirroissa käytetään tietosuoja-asetuksen mukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita tai muuta soveltuvaa siirtoperustetta.

10. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

• Yhteydenottolomakkeen viestejä säilytetään niin kauan kuin yhteydenoton käsittely, mahdollinen jatkokeskustelu tai asiakassuhteen hoitaminen sitä edellyttää.
• Palvelun käyttäjä- ja valmennustietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili, valmennussuhde tai asiakassopimus on voimassa, ellei pidempi säilytys ole tarpeen lakisääteisen velvoitteen, oikeusvaateen tai palvelun turvallisuuden vuoksi.
• Laskutus- ja kirjanpitotietoja säilytetään kirjanpitolain ja muun sovellettavan lainsäädännön edellyttämän ajan.
• Tekniset lokitiedot säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan palvelun turvallisuuden, ylläpidon ja virhetilanteiden selvittämisen kannalta.

11. Evästeet ja paikallinen tallennus

Valmun julkinen verkkosivusto on toteutettu mahdollisimman kevyesti. Sivustolla ei käytetä markkinointiseurantaa ilman erillistä ilmoitusta ja tarvittavaa suostumusta. Valmu-palvelu voi käyttää kirjautumisen ja palvelun toiminnan kannalta tarpeellisia evästeitä, paikallista tallennusta tai vastaavia teknisiä menetelmiä.

12. Tietoturva

Valmun tietoja suojataan teknisillä ja organisatorisilla keinoilla. Käyttöoikeudet rajataan käyttäjäroolien mukaan, yhteydet suojataan salauksella ja palvelun käyttöä valvotaan väärinkäytösten ehkäisemiseksi. Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt ja palveluntarjoajat, joilla on siihen tehtävänsä perusteella tarve.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihisi. Tilanteesta riippuen sinulla voi olla oikeus:

• saada tieto siitä, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• saada itse toimittamasi tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa
• peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä Valmun yhteydenottolomakkeellatai sähköpostitse osoitteeseen:

[email protected]

Jos tietoja käsitellään valmentajan omien asiakkaiden valmennussuhteessa, pyyntö voidaan tarvittaessa ohjata kyseiselle valmentajalle, joka toimii asiakkaan valmennustietojen rekisterinpitäjänä.

14. Oikeus tehdä valitus

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään tietosuojasääntelyn vastaisesti, voit olla yhteydessä Valmuun. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

15. Muutokset tähän selosteeseen

Valmua kehitetään vaiheittain, ja myös tietosuojaselostetta voidaan päivittää palvelun, teknisten ratkaisujen tai lainsäädännön muuttuessa. Uusin versio julkaistaan tällä sivulla.